Aprenda como reduzir custos com telefonia na sua empresa

A telefonia é um dos principais custos de qualquer empresa, independente do seu nicho de atuação e tamanho. Por isso, saber como reduzir os gastos com essa área pode ajudar a melhorar significativamente o fluxo de caixa da sua organização.

Neste artigo, apresentaremos dicas e estratégias que podem ser implementadas por todos os tipos de negócios para economizar dinheiro nas contas mensais da empresa.

Como reduzir os custos com telefonia?

Ter um plano de telefonia adequado para sua empresa é essencial para o sucesso do negócio. Pode ser difícil escolher a melhor solução entre as muitas opções disponíveis no mercado.

Por isso, preparamos alguns passos que podem ajudá-lo a encontrar a solução ideal para reduzir custos com telefonia na sua empresa:

Faça uma auditoria de telefonia

O primeiro passo é fazer uma análise detalhada do uso atual de telefonia na sua empresa. Isso pode ajudar a identificar chamadas desnecessárias, tarifas excessivas, possíveis fraudes e em quais áreas o serviço é primordial ou descartável.

Os dados também são importantes para identificar número de chamadas, duração e destinos, o que ajuda a detectar padrões e tendências, assim como seções onde os custos podem ser reduzidos.

Utilize serviços de telefonia VoIP

VOIP é a sigla para “Voice over Internet Protocol”, que é uma tecnologia que permite fazer chamadas telefônicas através da internet, em vez de usar uma rede telefônica tradicional.

Isso geralmente é feito usando um software específico ou um aparelho de telefone especial que se conecta à internet. Por isso, algumas das principais vantagens do VOIP incluem custos mais baixos, maior flexibilidade e recursos adicionais, como videoconferência e compartilhamento de tela.

Negocie tarifas

Outra providência para reduzir custos com telefonia é entrar em contato com o provedor de telefonia da empresa e negociar tarifas mais baixas. Lembre-se de considerar alguns pontos:

Faça uma pesquisa sobre as tarifas de outros provedores de serviços de telefonia e veja se você pode obter melhores preços. Isso pode ser usado como argumento na negociação.
Seja claro sobre suas necessidades de telefonia, como o número de linhas, recursos adicionais e volume de chamadas. Isso ajudará o provedor de serviços a entender suas necessidades e oferecer uma solução mais adequada.
Seja flexível em relação ao período de tempo para o qual deseja contratar os serviços, contratar por mais tempo pode resultar em tarifas mais baixas.
Seja amigável e construtivo durante a negociação, isso pode ajudar a estabelecer uma relação de confiança e abrir caminho para futuras negociações.
Use os dados coletados sobre o uso da telefonia da empresa para apoiar suas reivindicações e argumentos durante a negociação.

Utilize um sistema de telefonia unificada

Com um sistema de telefonia unificada, os funcionários podem usar vários meios de comunicação, como voz, vídeo, mensagens de texto e compartilhamento de tela, para se comunicar e colaborar entre si e com clientes, independentemente de onde estejam.

Assim, eles podem acessar informações e recursos de forma mais rápida e fácil, o que pode aumentar a eficiência e a produtividade. Uma das consequências diretas é a redução de custos com telefonia.

Aposte em ferramentas de gerenciamento de chamadas

Outra solução para reduzir custos com telefonia é implementar ferramentas para monitorar e registrar as chamadas. Isso pode ajudar a identificar padrões de uso e áreas onde os custos podem ser reduzidos.

Além disso, essas ferramentas são excelentes para identificar tarifas excessivas, o que também pode ajudar a reduzir os custos, assim como gerenciar linhas e serviços. Outro benefício é a maior facilidade para detectar fraudes, como chamadas telefônicas ilegais, e tomar medidas para evitá-las no futuro.

Vale lembrar que são ferramentas que podem ser integradas com outros sistemas, como CRM, ERP e sistemas de gestão de projetos, para melhorar ainda mais a eficiência e colaboração, assim como a redução de custos.

Reduza os custos com telefonia com soluções personalizadas

Se você já sabe que precisa reduzir os custos com telefonia na sua empresa, mas não quer investir em um plano tradicional que não te atenderia da forma como deveria, temos uma dica bônus.

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