Entre os diversos recursos tecnológicos que temos atualmente, um dos que se destacam pela facilidade de uso é o Google Docs para empresas. O processador de textos online faz parte do G Suite, sendo um recurso utilizado para aumentar a produtividade de equipes em todo mundo e facilitar a colaboratividade entre os times.
Baseada em nuvem, a solução não exige nenhum tipo de instalação. Basta ter uma conexão de internet para acessar os documentos em computadores, smartphones e tablets. Mas, quais outros recursos e vantagens podemos usufruir no Google Docs para empresas? Continue a leitura e confira.
Entenda como o Google Docs funciona
Com interface bastante parecida com o Word, o Google Docs é um programa de criação e edição de texto online. Seu principal diferencial é o funcionamento 100% na nuvem, com o salvamento automático no Drive da conta Google do usuário das informações inseridas nos documentos.
Dessa forma, no uso em empresas, cada membro da equipe pode criar um documento e compartilhá-lo com os colegas, permitindo a edição colaborativa e os comentários dos envolvidos. Além de docs em branco para texto, o Google Docs também permite a mesma dinâmica na edição de planilhas, apresentações e formulários online.
Quais as vantagens do Google Docs para empresas?
1 – Editor de textos online
O Google Docs para empresas possibilita criar, editar e compartilhar arquivos apenas com um navegador. Entre as funcionalidades, temos:
- verificação ortográfica e gramatical;
- contagem de palavras;
- digitação por voz;
- inserção de fotos, gráficos, tabelas nos documentos, etc.
E o melhor: os arquivos ficam disponíveis independente do lugar onde a pessoa está.
2 – Edição, comentários e sugestões em tempo real
Uma das funcionalidades mais vantajosas do Google Docs para empresas é a facilidade para trabalhar de forma simultânea em um documento com toda a equipe.
Na tela, pode-se acompanhar quem está online e quais os comentários e/ou sugestões realizadas por cada um, um benefício bem-vindo especialmente para as organizações que mantêm colaboradores em trabalho remoto.
3 – Histórico e reversão de edição
O Google Docs para empresas guarda o histórico de alterações feitas no documento. Assim, se uma modificação for feita de forma errada, basta acessar o histórico e retornar a versão anterior. Ou seja, a produtividade do time não é impactada.
4 – Controle de acesso e permissão para edição
No dia a dia corporativo, os arquivos podem ser compartilhados com pessoas de fora da organização. Mas, para preservar a confidencialidade, o Google Docs oferece a praticidade de limitar o acesso em níveis: apenas ler, fazer comentários ou editar.
5 – Arquivos podem ser exportados e importados em vários formatos
O Google Docs para empresa também facilita a integração de arquivos em Word. Com o G Suite é possível importar os documentos .docx e PDF para editá-los diretamente na nuvem. Outros formatos aceitos são: .odt, .rtf, .txt e .html.
6 – Arquivos acessados offline
A conexão com a Internet não é uma exigência para acessar o Google Docs. O modo offline pode ser ativado e o profissional pode editar os documentos sem estar conectado. Quando uma rede for identificada, os arquivos são salvos automaticamente na nuvem.
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